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結局、モノクロ両面が 一番なのか?

月刊コンピュータテレフォニー9月号への執筆より

マーケティング最前線:連載第92回 2010年8月20日

結局、モノクロ両面が 一番なのか?

パワーポイントを使って各種のドキュメントをまとめ、プリンタで印刷して、クライアント企業へ打ち合わせに行く時はそれを持参する。今までと同じ一般的な仕事の流れである。

しかし、会議での参加人数が決まっている場合はいいのだが、時としてドキュメントを印刷し過ぎることがある。その余ったプリントが実に"モッタイナイ"と思うことはないだろうか。

他に活用できればいいのだが、機密保持のために使わないものはすぐにシュレッダー行きとなる。最近では、印刷データをクライアント企業に添付資料として送付し、必要人数分を印刷してもらうことで承諾していただくこともある。

しかしながら、パワーポイントは画像などを多用するとデータ容量が重くなり、しばしば10MBを超える時もあって、これも厄介な状況と相成なる。会社によっては3MBとか5MBとか、かなり少ない容量でもEメールで送付できないこともあって、その場合は仕方なく分割して添付資料を送付する。

こうしたエコ的なアクションは、ことビジネスにおいては逆に時間やエネルギーを費やすことになってしまう。それで、いざ打ち合わせをすると、なぜか自分だけがカラープンリタで印刷した持参のドキュメントで、クライアント企業の会議参加者はモノクロということも少なくない。

会議資料はモノクロ両面で印刷するのが、大手会社の経費削減策の1つとなっているからだ。ただ、せっかく色やレイアウト、デザインを考えながらパワーポイントで作成したドキュメントなので、出来ればカラーで見てほしいと思うのだが、なかなかそれが許されない時代になってきた。

いっそのこと紙をやめて、すべてノートPC上でデジタル資料を使って、とも考えるのだが、PCやUSBなどはセキュリティ上持ち込めないようになっている。ノートPCを並べてネットにつないで、というのも最近では非常に難しい。

とくに、外来者はその会社のデータ回線を使うことができないようになっていることも大きな理由だ。仕方なく携帯電話会社のデータ端末を使って、ということになるが、これも時として電波が十分でない場合もあって一向に解消されない。

結局は、デジタル時代に入っても、打ち合わせをするにはモノクロ両面で印刷された紙の資料が一番、というのも実に妙である。若い人が多いネット系の会社では、それぞれ自分用のノートPCを持参し会議室でデータ回線を使って会議しているものの、それはまだ一般的ではないようだ。

だが、それだけではない。大手企業になると、仕事に関係のないブログや掲示板、動画などがサーバー側でチェックされていて、通常は使用できないようになっている。もちろん、今始まったわけではないのだが、個人の日常生活からすると、あまりにもギャップがあり過ぎていることも確かだ。

また、もう始まっている電子書籍についても、いろいろ話題が多い割には現状では前述のような方法であることに、少し戸惑いを覚える。いつの日か、会議に参加する際には全員がiPadなどのような端末を持って打ち合わせができたら、と思う次第である。

電子書籍だけではなく、ビジネスにおけるドキュメントもぜひ電子化を推進し、タブレットPCをビジネス利用として、もっと機能特化させてほしいのだが、このアイデアは無理だろうか。

[結局、モノクロ両面が 一番なのか?] 2010年8月23日

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