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ドキュメント作成の基本とは

consultant.jpg企画書や提案書、あるいは報告書などのドキュメントは、コンサルタント業務を行う上では重要なものである。クライアント企業の担当者や経営トップ層に伝えるためには、口頭で説明するものの、先方の意図や目的に沿った内容が求められる。ドキュメントは簡潔にわかりやすく、かつポイントをはずさないことが要求される。相手の方がわかりづらい言葉や曖昧な表現は焦点がぼけてしまい、結果として、良い内容でも的確な判断や評価がしづらくなる。

つまり、『何を言っているのかわからない!』ということになるのだ。とくに必要なことは、その業界でよく使われる言葉を使うことが基本である。どのような業界用語なのか、初期ヒアリングの際にチェックすることも忘れてはならない。そうした専門用語の方がダイレクトに伝わりやすく反応も早くなる。逆にカタカナばかりのマーケティング用語やセールスプロモーション、広告関連の専門用語を散りばめたレポートや提案書を見ることがあるが、担当者の脳裏には「???」クエッションマークばかりで、本来の伝えるべきものが伝わらないことが少なくないのである。

もちろん、先方がどのような方か、見極めた上でのことで、現場担当者、管理職、経営者トップ層と良く理解して頂くには、内容と表現方法、言葉選びは必須であろう。時として、ドキュメントを書く人とそのドキュメントを使う人とが異なっている場合がある。そのドキュメントを使って説明する人しか先方を知らず、レポートをつくる人は相手がどんな人かわからないまま書き上げることも結構多いのではないだろうか。

そうなると書き手は先方のことはわからないので、間接的に聞きながら理解し自分なりのレベル調整をして書くことになり、難易度は増すばかりである。上司が部下のレポートを書かせても、情報の伝え方が悪いと当然レポートの内容も出来が悪い。また、先方をあまり知らないのに、レポートだけをチェックすることもある。これについてはかなりの熟練度が必要であり、自分の過去の経験や自分のスタイルから指示やチェックをするものの、先方が望んでいないことや過度なレポートになりやすいのである。無駄な労力はなるべく使いたくはないし、使う必要もないのだ。

それでも、部下は上司の指示として、毎日毎日徹夜をして書き続ける。忙しい上司は合間にチェックすればいいが、当然自身も忙しいために直前になってチェックし修正を求める。何を考え、何を上司が求めているのか、部下はあまりわかっていないことが多い。そうした無駄な時間を費やすのは一昔前のやり方であろうと思われる。同じ土壌で、同じレベルでものを考え、ドキュメントをつくる基盤が求められるのだ。

それは上司たるものがその見本を示し、その会社の社風や伝統、自社のノウハウを知らしめながら、会社を代表するドキュメントを先方に提示する。かなり神聖なものと考えても良い。コンサルタントにとって、このドキュメントを軽視してはならない。ネット社会になり、あまり定型がないメールという気軽なコミュニケーションツールもあるが、以上のようなドキュメント作成で日々コンサルタント道を学ばせることも必要である。

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[ドキュメント作成の基本とは] 2004年4月14日

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