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メモの違いがプロジェクトの成否を決める!

consultant.jpg前回ヒアリングのさわりを述べた。ヒアリングは担当者に質問をしながら、後でその聞いた内容をメモし議事録を作成することになる。次回の訪問時に議事録を渡しながら、前回の打ち合わせの確認作業となるからだ。しかし、メモというのは議事録の下書きとしての役割だけでなく、そのほとんどはヒアリングや打ち合わせの内容であるものの、重要なヒント集でなくてはならない。

聞き手(コンサルタント)はクライアントの担当者等から聞きながら提案するプランのことを考え、かつ次の質問を考えることになるので当然克明なメモはとれないと考えた方がいいでだろう。そうなると、当然メモをとる人が必要となる。また、このメモはテープ起こしのように全ての口語を丸々書くわけではなく、メモしながら要点をまとめることになる。このメモの取り方や内容で、プロジェクトの成否を決定するくらい重要となることもある。

このような場合、最近はICレコーダーがあるので、すぐに録音する人も多いが大抵の場合、録音したことに安心し、後で再生して再度チェックする事はあまりしないのである。聞いた内容のどこが重要なポイントとなるのか、どこが今後関連するところなのか、課題抽出のヒントとなる時、このメモが重要な鍵を握ることが少なくないのである。

あまり業務経験のないアシスタントに「メモをとって!」と言っても、業務を理解していない人のメモは非常にフラットなもので、双方のやりとりが記載されているだけである。加えて、聞き漏れがある。これは何が重要なのか、そうでないのか、明確にわからないために逆に聞き流しができないのである。まるで速記者のような網羅的なメモとなってしまう。

しかし、業務を理解し経験を積んだ人のメモは、ポイントが整理されているので後で確認したい時には、忘れていた事項やクライアント担当者の言葉など、しっかりまとめれているので様々なイメージやアイディアへ導いてくれるのだ。きっと、そんな体験をした方も多いと思う。

アシスタントに『メモもとれないのか!』ということで叱る前に、メモの取り方を教えてあげないと上達しない。こうしたメモがとれるようになれば、アシスタントとしては一人前である。今までのことを考えると、的確なメモをとれる人は成長も早かったという印象があり、教えなくても最初から出来る人もいるが、そのスキルを教育することも必要であろう。それそれぐらいに、コンサルタントにとってはこの『メモ』は重要なものなのである。

教訓1:メモと議事録は根本的に異なるものである!

教訓2:メモがとれるようになれば、一人前のアシスタントである!

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[メモの違いがプロジェクトの成否を決める!] 2003年11月12日

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