やっぱり必要か？社内メールのルール化

外部の会社の担当者とやりとりするために活用するメール、会社内部の社内メール、それに外部から発信される広告や販促などのメルマガやメールニュースなど、どんどん増える一方のＥメールは時間がある時には必ず開封して読んでおかないと、あるいは返信などの対応をしないと溜まる一方で収拾がつかなくなる。

とくに出張や外出が多い人などは、移動中の対応も必要になってくる。きっと月曜日は朝からＥメールの対応に追われ、午前中はかなりの何時間を費やす人も多いのであろう。社内メールもまだまだ見直すところもあると思われる。

社内メールの作法について、2004年3月5日付けの日経産業新聞25面に記事が掲載されていた。
（下記の内容は上記新聞から一部抜粋・引用させた頂いた）

＜社内メールの７つの作法＞

１）タイトルに名前や用件を書き込み、目立たせる

２）タイトルと内容のぶれに注意

３）本文は17行程度が目安。改行を使って見やすく

４）目上に対してはいんぎんになりすぎないよう注意（反論は一回まで）

５）目下にはできるだけ丁寧に

６）基本は１対１のコミュニケーション

７）添付ファイルは原則禁止

というルールだが、意味がよくわからない項目もある。これらはＥメールを使う人の常識度やその会社の体質も大きく影響するであろうと思われる。きっと社内ではメールテクニックにたけた人も多いと思うが、その反面長文過ぎるメールや何でも全員に送ってしまう人、あるいはメールで論争を始めてしまう人など、社内メールの正しいルール化はやっぱり必要かもしれない。

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[やっぱり必要か？社内メールのルール化] 2004年3月 6日